O procesných úkonoch v civilnom sporovom i nesporovom konaní, ako aj v správnom súdnom konaní, pri ktorých súd koná so stranou alebo vykonáva dokazovanie, sa vyhotovuje záznam technickým zariadením určeným na zaznamenávanie zvuku. Ak to súd považuje za vhodné a účelné, spisuje sa o nich aj zápisnica. Spomedzi zápisníc o procesných úkonoch má osobitný význam zápisnica o pojednávaní. Vzniká záznamom do diktafónu na pojednávaní a jeho dodatočným prepisom alebo v priebehu pojednávania za prítomnosti asistentky.
V oboch prípadoch by ju mal diktovať (protokolovať) sudca alebo s jeho súhlasom právny zástupca strany, strana, svedok, či znalec pokiaľ ide o jeho prednes či výpoveď. Ak je zápisnica diktovaná do diktafónu, jej písomné vyhotovenie by malo doslovne zodpovedať zaznamenanému (nahratému) textu. Ak je zápisnica diktovaná prítomnej asistentke, jej písomné vyhotovenie by malo doslovne zodpovedať nahlas diktovaným slovám.
V súdnej praxi sa však vyskytujú aj odlišné postupy, najmä pri výsluchu svedkov, strán alebo znalcov. Niektorí sudcovia po tom, čo nahlas nadiktujú do diktafónu údaje o vyslúchanom a poučenie, zaznamenajú (nahrajú) na diktafón celý výsluch (otázky i odpovede) bez ich prediktovania sudcom, prípadne prediktujú kladené otázky a nahrajú na diktafón celé odpovede vyslúchaného. Ak je prítomná asistentka, niektorí sudcovia postupujú i tak, že asistentke po nadiktovaní údajov o svedkovi (znalcovi) a poučení, otázky a odpovede nediktujú, ale nechajú asistentku, aby sama zaznamenala do zápisnice otázky i odpovede (resp. prediktujú iba otázky a odpoveď nechajú asistentku zapísať samostatne). Rozdiel je tak v tom, do akej miery vzniká zápisnica priamym diktátom sudcu alebo činnosťou asistentky zapisujúcej (bez diktátu kohokoľvek) priebeh pojednávania priamo na ňom alebo prepisujúcej nikým neprotokolovaný (iba nahratý) zvukový záznam (najmä výsluchu) z diktafónu.
V praxi sa vyskytuje aj taký prístup, keď časť priebehu pojednávania je zachytená v zápisnici a v zostávajúcej časti (celý výsluch strany, svedka, znalca, niekedy aj prednesy právnych zástupcov) zápisnica iba odkazuje na zvukový záznam.
Tieto postupy sú dôsledkom snahy súdu vyhotoviť zápisnicu tak, aby jej znenie zodpovedalo skutočnému priebehu pojednávania, no zároveň čo najefektívnejšie. Nie vždy je však nakoniec tento cieľ aj dosiahnutý a nie vždy zvolený postup zodpovedá účelu zápisnice. Pritom pokiaľ zápisnica nevzniká hlasným diktátom, strany prítomné na pojednávaní nevedia v jeho priebehu, čo sa stáva jej obsahom a zistia to až po doručení jej listinného vyhotovenia.
Vždy sa však môže stať, že zápisnica podľa názoru strany nezodpovedá priebehu pojednávania a strana namieta jej znenie alebo žiada jej doplnenie, či už na pojednávaní alebo dodatočne po doručení zápisnice. Ako ukazuje súdna prax, súdy pri (dodatočnej) oprave alebo doplnení zápisnice (z vlastnej iniciatívy) a pri rozhodovaní o (dodatočných) námietkach strán proti zneniu zápisnice postupujú nejednotne - niekedy iba opravia zápisnicu v spise, niekedy stranám zašlú neformálne oznámenie o oprave zápisnice, inokedy rozhodnú uznesením.
Dosiahnutie súladu obsahu zápisnice s priebehom pojednávania nie je iba teoretickým problémom, pretože najmä vo vzťahu k výsluchom strán a svedkov môžu nedostatky zápisnice ovplyvniť správnosť skutkových zistení súdu z týchto dôkazov.
Vznikajú tak otázky, či je právna úprava zápisnice dostatočná, a či postupy, pri ktorých zápisnica nevzniká hlasným diktátom sudcu, resp. nezachytáva priebeh celého súdneho pojednávania, zodpovedajú právnej úprave.
2 Funkcia a význam zápisnice o súdnom pojednávaní
Hoci v súčasnosti sa vychádza z presvedčenia, že zvukový záznam z procesného úkonu je najlepším prostriedkom na zaznamenanie jeho priebehu
1)
a z tohto dôvodu sa vyhotovuje obligatórne, zákon umožňuje, ak to súd považuje za vhodné a účelné, o pojednávaní vyhotoviť aj zápisnicu. Ak sa súd rozhodol zápisnicu vyhotovovať, je povinný postupovať v súlade s jej právnou úpravou a rešpektovať jej funkciu a povahu.
Zápisnica musí podať presný obraz toho, čo bolo prejednané, vrátane obsahu vykonaných dôkazov. Protokolovaním priebehu pojednávania sa sleduje, aby súd za kontroly účastníkov zhrnul výsledky pojednávania tak, aby bol vytvorený spoľahlivý, objektívne zistiteľný podklad pre rozhodnutie
2)
. Nevyhnutnou požiadavkou je, aby zápisnica
